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私はだいたいこんなスケジュール感でTRPGコンベンションの準備をしてる（毎月の定例開催・ビフォーコロナ編）

私はだいたいこんなスケジュール感でTRPGコンベンションの準備をしてる（毎月の定例開催・ビフォーコロナ編）

  • 「仙台TRPG十年会 external_link」という、宮城県仙台市で開催しているTRPGコンベンションの流れを書いてます。オンラインコンベンションについては、もっと余裕を持ったスケジュールにしたほうがいいと思います。
  • ここに記載するのはあくまでも「理想の流れ」。実際には、全体的に後ろ倒しになってることが多いです。
  • 2020年4月以降は新型コロナウイルス感染症の流行があり、中止になったり開催形式を変えたりしているので、当てはまらない事項も多々ああります。
  • 企画もの（特定のシステムだけ遊んだりするやつ）は、早くから告知をしていきたいので、もっと前倒しで動いてたりするけど、今回は定例開催についてだけ書いてます。
  • 問い合わせ対応はどのタイミングでもありうるので、ここには書きません。

3か月前～2か月前：会場予約

定例開催で使用しているのは、だいたい仙台市内の市民センター。
使用日3か月前の16日から末日まで、インターネットで抽選予約ができるので、とりあえず毎月やってる。

仙台ではずんだコン、遊ぶ会、仙台TRPG十年会の3団体が、毎月とか2か月1回とかの頻度でオープンコンベンションをやっている。他にも、エンゼルギアオンリーコンは毎年7月、DAC TOHOKUは毎年4月か5月にやっているので、他のコンベンションとかぶらないように日程調整をしている。
日程調整や情報共有をするためのLINEグループがあるので、そこで相談したり、直接スタッフに聞いたりする。

2か月前：日程告知

会場予約ができたら、だいたいTwitterで「○月○日、××市民センターでコンベンションします！」みたいな告知をする。

日程告知とあわせて更新しているもの

  • Twitterのbioに書いてある今後の開催日
  • Webサイトの今後の開催予定
  • 公開用のGoogleカレンダー

やったほうがいいんだろうなー、と思いつつあまりできていないもの

5週間前：開催概要ページ公開

1イベントごとに専用のWebページを作成し、公開する。通称、開催概要ページ。
日時・場所や持ってくるもの、注意事項、ゲーム紹介のリストなんかは開催概要ページに書き、GM募集やPL募集のフォーム、ゲーム紹介文はリンクを貼ったり埋め込んだりしてる。

フェーズ（GM募集～PL募集）が変わったり、ゲーム紹介文を公開したりしたら書き換える。

  • Webページを公開したらTwitterにも書く

5週間前～4週間前：GM募集

だいたいはWebページ公開と同時にGM募集を開始する。期間は2週間くらい。

GM募集中にすること

  • 定期的に「募集してます」ツイート。理想は毎日、朝～昼に1回、夜に1回
  • 応募が来たら開催概要ページにGM名とシステム名を追記（自動で追記されるようにすることもある）

3週間前：GM応募締切。GMにゲーム紹介文提出依頼を送る

応募の中から、誰にGMをお願いするのか決める。
応募が多い場合は、PL予約が多かったりGMが欠席したときの追加・交代要員として予備GMをお願いすることもある。

いずれにしても、Webサイトに掲載する用のゲーム紹介文提出依頼をメールで送る。
後述するけど、締切は、コンベンション開催の5日前くらいに設定（最近は、開催概要ページを公開するときにゲーム紹介文提出の締切日も公開している）。

決めた内容は開催概要ページに反映。
メールが届かない人もいるかもしれないので、「メール送りました、見てね」のツイートもしておく。

3週間前：PL予約開始

PL予約フォームを作って公開する。余裕があるときはGM募集期間中にフォームを作っておいて、リンクを張るだけにしておく。

PL予約中にすること

  • GM募集と同じく、「募集してます」ツイート
  • 予約が増えたら予備GMに卓を立ててくれるよう依頼
  • 定員に達したらフォームを閉じる（最近はGoogleフォームのスクリプトに任せてます）
  • GMからゲーム紹介文が来たら公開（詳細は後述）。

5日前：ゲーム紹介文提出締切、公開

ゲーム紹介文については、GM応募のときに提出したり、もっと締め切りが早いコンベンションもあると思うけど、私はギリギリまで悩んでもらっても構わないくらいのスタンスなので、この日程。

届いたゲーム紹介文は随時公開。誤字脱字の修正、見出しをつけたりとかの簡単な整形の他、読んでて分かりづらい部分を補足したり、略語をひらいたり（ルルブ→ルールブック、HO→ハンドアウト、RP→ロールプレイ）。
どうしても分かりづらい部分はGMに聞き直したりしてる。

3日前～前日夜：印刷物の作成

もっと前から準備したほうがいいんだろうなと思いつつ、いつも後手後手になっている。

だいたい作成する印刷物

  • 参加者名簿（受付のチェック用。参加費とかも書く）
  • 名札（各参加者にネックストラップで首から下げてもらう）
  • 卓上札（当日のシステムとゲームを記載した紙。各GMが準備しているテーブルに置く）
  • アンケート用紙（簡単な注意事項と裏表）
  • 卓分け用紙（PL参加者に当日遊びたいゲームを書いてもらう）
  • （ウィズコロナ期であれば）参加者の連絡先を書いてもらう紙。当日急病時の家族連絡先も書いてもらっている
  • 掲示プレート（部屋の入口に掲示するやつ。ラミネートしてあるので、毎回は作成しない）

前日夜～当日朝：荷物の準備

余裕を持ちたい。